档案管理制度【最新7篇】

档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。读书破万卷下笔如有神，下面差异网为您精心整理了7篇《档案管理制度》，希望可以启发、帮助到大朋友、小朋友们。

档案管理制度 篇一

1、教学档案是指学校在教学活动中形成的有保存价值的档案资料。

2、教学档案的`范围包括：

（1）上级教育主管部门下达的政策性、指导性教学文件及有关规定；

（2）学校制订的各项教学文件和教学规章制度；

（3）教学基本建设的各种规划和计划、师资培训计划和实施情况、教育资源（含教学设施及仪器设备等）统计材料；

（4）学校、系（部）和教研室的学期（或学年）教学工作计划和总结；

（5）校历、教学进程表、总课表、教师聘书及课程表、学期授课计划、课程教学总结等；

（6）课程设计任务书、毕业设计（论文）任务书、优秀毕业设计（论文）；

（7）学生花名册、学籍变动情况、学生成绩、学生成绩统计分析、毕业生质量跟踪调查、等材料；

（8）教学研究计划、行业（或区域）经济教育调研报告与资料、教学改革实施方案及总结、典型经验材料和教学研究刊物、学报、简报等；

（9）使用教材目录、自编教材（或讲义）、教学参考资料、参加全国或全省统编教材印本、实验（实习）指导书、习题集、试题库（试卷库）、试卷分析以及各种声像资料等；

（10）教师业务档案，包括教师基本情况登记表、教案及教学工作小结、教师考核资料、教学工作和工作量统计表、论文论著及成果、进修（培训）登记及考核材料等；

3、教学档案管理机构由教务处负责。

4、教学档案按年度分类管理、编目造册及归档；

5、档案管理人员必须及时收集和整理各种教学档案。

6、教学档案管理人员应按学期按目录对教学档案进行收集、整理，并立卷。

7、教学档案管理人员应对档案妥善保管、防止档案霉烂、人为损坏、或流失等。

8、档案室应有防火、防盗等设施。

9、档案管理人员应定期对档案室以及所保存的教学档案进行检查，并认真填写管理记录。

10、借阅教学档案，须经档案管理部门负责人同意，并填写《教学档案借阅登记表》，说明借阅的事由和借、还日期。借阅人员对借出的档案应妥善保管，不得折页、涂改、画线、圈点、剪贴。

11、查阅教学档案资料，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理人员下架、开卷。

12、借阅和查阅过程中，造成档案损坏，损失等情况，应立即报告档案管理部门。

档案管理论文 篇二

摘要：在改革开放不断发展的过程中，我国完成了从计划经济模式向市场经济模式的转变在这种经济模式的转变过程中，我国的认识档案管理的模式也发生了相应的转变，在本文中笔者就对市场经济环境下的企业人事档案管理工作的改革进行浅析，并提出现如今人事档案管理工作中存在的问题。

关键词：市场经济；人事档案管理；新模式；探究

人事档案管理工作其本质是通过在人事管理的过程中，对单位人员以个人为单位进行素质和行为能力的考察记述。主要是通过组织和进行人事活动的过程中对单位员工的个人经历、学历、社会交际以及工作能力和情况进行记录。在个人参与社会方面的活动的记载和对员工个人的情况进行反馈。现如今，市场经济引导下的我国各项活动制度都发生了变化，对于我国的人事档案管理来说，要保持一种积极向上的精神，勇于改革，敢于创新，只有这样才能够适应我国快速发展的市场经济。

一、开放式的管理模式

现如今随着我国市场经济的繁荣发展，导致了我国的经济成分发生了翻天附近的变化，对于我国而言，在经济发展过程中还包含着很多经济形势，例如国有经济、集体经济等，这些经济形势在我国经济组织结构的调整下，保持着充足的活力。在人才的交流过程中得到了较好的反馈，就我国目前而言，计划经济时代下企业中的人事档案管理的模式相对比较陈旧，难以满足现代发展的经济形势，随着我国市场经济的发展，探索出一个更充满活力更具有朝气的管理模式对于企业来说，尤为重要。在新形势下，我国应当建立起一套更加社会化和更加符合时代潮流发展的人事档案管理制度，从而促进我国企业的发展。在新型的市场经济形势下，我国在不断的摸索和研究过程中，找寻出了一种适合我国国情发展的认识档案管理制度，在这种经济形势下，对于我国人事档案管理的主要操作手法就是通过建立起相对应的人才交流中心来进行档案的管理。在广泛和复杂的社会服务对象决定了人事档案管理的灵活性和社会性，也决定它的起源将更加广泛和复杂。来自各地的人才交流中心人事管理代理，使得人事档案的来源非常广泛，其中包括各种其管辖范围内的人事变动，当人事源发生改变的时候，它的结构和内容也相应发生变化。社会进步和经济发展是我们的目标，人才是实现这一目标的基础。无论是国有还是民营，组织机构或企业，人员培训和管理工作都同样的重要。这决定了我们对人才管理的支持，在市场经济中，人才是属于全社会，让人的属性从“单位或企业人”转向“社会人”,已经成为社会发展的必然趋势。现在是人事档案时代不断适应社会和经济发展，帮助人们实现他们最大的价值使我们现今追求的最终目标。计划经济时代人事档案管理方式，由单位人事档案统一管理，一般情况下，密封好，其他人看不到，更别说交流与共享，因此当时的认识档案充满神秘感。随着社会主义市场经济时代的到来，非常频繁的人事档案管理和人才交流变得越来越强，人事档案管理的神秘感也被削弱，通过互联网和计算机技术的日益发达，政府可用继续的手段对个人档案的管理信息，免费的人事档案内容的隐私可能是互联网，网络管理和服务，使外界的人事档案管理和人力资源的信息由单一的途径进行沟通，公开化沟通的方式。

二、人事档案管理存在的问题

随着国家的改革开放和社会主义市场经济加速的推动下，身份和人事档案的传统系统的体制上的缺陷也同时显示。“死档弃档”，“假档案”，“人质档案”，“人民文件脱节”，“档案克隆”现象也越来越多，“人才壁垒”所形成的“双元制人才结构”“单位封闭”，“交易系统”，“身份壁垒”等负面特征甚至在一些人的心目中人事档案更加明显已经成为“鸡肋”----“食之无味，弃之可惜”的体制生存越来越尴尬。因此，传统的人事档案系统将告一段落，新的科技人员的文件系统将脱颖而出。目前，由于人才流动性较大，在限制区域、部门、行业、身份的人才流动等逐渐释放，业务发展人事代理，以推动出台户籍，人事档案管理制度，放宽户口准入政策，改革人才驱动的工作许可证制度，探索建立公共管理人事档案的社会化服务体系。因此，公共政策创新人事档案及其机构必须按照合同规定，社会化，法制化和电子的方向，即合同的，社会的，电子化，法制化是不可避免的人事档案制度创新路径。1.低质量的人事档案内容首先，填写档案的内容不一致。“三日历年龄”（年龄，工龄，党龄长短，教育）记录多样，个别干部“年龄多补少，工作更多的时间来填补更快，更高教育水平的更加充盈。”其次，不同规格的纸张档案。虽然规定统一使用的档案资料16开办公用纸，但大多数现有的材料文件是A4纸，绝大多数高校也都印教材A4纸，不同的纸张尺寸，导致某种形式的印刷过装订线，存档麻烦的工作。第三，这些材料分类不准确的。一些材料不应该返回存档文件和存档零散的材料没有及时归档。四，档案材料的短缺。如识别和处理材料损失更多，还有的简历，自传和其他人事部门公章不包括少数。此外，随着时代的发展，一些陈旧的内容员工人事档案不能满足企业发展的需要。在个人历史，社会关系，政治关系的基本情况描述这么多，反映个人的工作能力，技术专长和小等方面，这将直接影响文件的质量内容的内容。2.使用技术落后，运行效率降低在备案过程中，企业未启用的人力资源信息系统的建设工作，大部分依靠人工，费时，费力，效率低，而且企业管理现代化，信息化，科学化管理水平不兼容的整体水平。

三、人事档案管理的社会化特点

1.由于传统模式下的人事档案管理难以满足现如今飞速发展的市场经济，因此在这过程中就衍生出了一种社会化的档案管理模式，这种档案管理模式与我国传统的档案管理模式之间相互补，在我国传统的'人市档案发展过程中，新型的社会化开放式管理模式是我国人事档案管理崭新的里程碑，在传统的档案管理模式下，人事档案管理主要是由专门的人事档案管理部门进行管理的，其主要的目的就是发挥好档案人事管理的重要作用，然而，传统的档案管理规范难以适应现代的信息化的发展，难以实现网络化管理，因此我国在这种基础之上充分的发挥自身的优势，建立起了新型的给予现代化网络的开放式档案管理模式，很大程度上克服了我国人事档案管理过程中存在一些弊端和问题。

2.在开放式档案管理的运行过程中，其突出的特点就是能够基于互联网实现，信息的传递和沟通，而且能够在互联网的构造下，从人员的进入、退出以及发展过程中进行跟踪式的记录和信息的传递。很多企业的人员具有较强的流动性。这种流动性较强的单位人员就很难对其进行人事档案的跟踪记录，因此在这种形势下这部分人员的档案全部交给人才流动中心进行统一的管理，这种管理方式具有社会化、开放性以及市场化等特点。然而由于我国在人才流动中心的建设上还存在着一些问题，因此就目前而言我国对这部分流动性较强的人员的管理还存在着很多问题。

四、总结

现如今我国市场经济环境下的人才档案管理工作还存在着很多的问题。我国人才流动中心的建设和规划还需要不断的进行完善和发展，就目前而言，我国的人才建设和管理以及人事档案的跟踪记录与发达国家相比较还有这较大的差距，因此对于我国的市场经济发展来说，我国企业应当积极的进行改革和创新，从而推动我国人事档案管理工作的发展。

参考文献：

[1]卢显阳。浅谈市场经济环境下企业人事档案管理[J].品牌（下半月）,20xx,07:276-277.

[2]孙奇。市场经济环境下企业人事档案管理的发展途径[J].黑龙江科学，20xx,12:227.

[3]牛晓英。浅谈市场经济条件下的人事档案管理工作[J].劳动保障世界，20xx,11:87-88.

[4]苏洁。企业档案工作与企业文化建设[D].四川大学，20xx.

[5]朱延荣。浅谈人事档案管理[J].现代企业教育，20xx,12:73.

[6]林静。浅谈基于市场经济与资源利用的企业信用档案管理[A].中国航空学会管理科学专业委员会。中国航空学会管理科学专业委员会20xx年学术会议论文集[C].中国航空学会管理科学专业委员会，20xx:9.

[7]黄宗凯。加强国有企业人事档案管理思考[J].档案管理，20xx,06:66-67.

档案管理制度 篇三

为了加强体育教学档案管理工作，提高体育教学档案的质量和科学管理水平，体现体育组的教学情况，实现教学档案工作的标准化，规范化和现代化，更好地为体育组的教学服务，特制定本制度：

一、归档

体育教学文件材料归档是指把体育组在教学过程中形成的具有保存价值的资料和文件，按照分类保管的办法集中存放，以供检索、查阅。

二、归档范围

1、教育局及学校有关体育教学的文件；

2、体育组人员组成及变动情况，教师业务情况登记表，教师基本情况材料（含学历、学位、职称、履历、业务情况奖惩、科研成果等的原件或复印件）；

3、教学改革方案、计划；

4、教材、教学参考资料，各种图片、声像资料；

5、典型教案、体育教师备课计划及记录；

6、教学进度表；

7、教学总结与考核；

8、运动会方案、比赛过程图片、比赛结果；

9、学生考试成绩及学生体质与健康测试达标情况；

10、学生在各类体育比赛中的获奖证书。

三、归档程序

（一）形成积累

1、在教学过程中，各体育教师把自己的有关需归档的材料整理完毕并写好目录，装订后交体育组档案管理员（如果没有专职管理员的，一般由体育组组长兼任）归档；

2、体育组档案管理员按文件材料分类列表归档，并定期整理。

（二）整理组卷

1、档案管理员要对档案进行分类存放，并造册存于电脑，以供查阅；

2、卷内密不可分的文件材料应按正件在前附件在后，印件在前定稿在后的`要求排列；

3、档案制成要求材料质量优良、书写字迹工整，文字清晰。文字书写禁止使用红墨水、铅笔，非档案专用圆珠笔及复写；

4、文件材料收集齐全、完整且审核、签发手续完备；

5、填写案卷封面各栏目，标题要简短、明确。

4、档案的查阅

外单位人员要查阅、借阅、复印档案的要经校领导批准，体育组档案管理员要将档案的查阅、借阅、复印情况进行详细登记。

5、施行时间

本制度自20xx年1月1日起施行。学院实验室工作档案管理制度医学院档案管理办法工程档案管理制度

档案管理制度 篇四

一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、 归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、 资料的收集与整理

1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、 资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、 档案的借阅

1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的。借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4. 档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、 档案的销毁

1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

档案管理制度 篇五

一、学校营养计划工作建立档案，由分管此项工作老师专人管理。

二、上级主管部门关于营养计划工作下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须归档备查。

三、学校制定的营养计划工作各种管理制度，突发安全事故应急预案和组织领导机构等材料都要装订归档。

四、学校接收、发放营养食品情况等材料必须及时归档，按自然月份存放。

五、对于突发事故，应同步介入收集相关材料归档备查。

六、学校营养计划工作档案实行借还登记制度，按档案管理条例进行管理。

七、管理人员随时搞好营养计划工作档案的保管，注意防盗、防火、防遗失。

八、管理人员随时注意收集整理营养改善计划材料并及时归档。若发生遗漏和失误要追究管理者的责任。

九、档案的资料必须真实、准确，为各级主管部门检查营养改善计划落实情况提供详实的资料依据。

十、借阅档案须经学校领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。

公司档案管理制度 篇六

1、总则

1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。

1、2本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。

1、3公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。

1、4公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。

1、5本制度适用于公司所有档案资料的管理。

2、档案管理的机构与职责

2、1公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。

2、2公司办公室为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。

2、3公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。

2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。

2、5档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。

2、6所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。

3、档案管理

3、1档案的归档

3、1、1公司应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。

3、1、2对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。

3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。

3、1、4公司各部门（人力资源部除外）的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。

3、2档案保管

3、2、1公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。

3、2、2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。

3、2、3档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。

3、2、4档案工作人员应参照国家的规定和公司，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。

3、2、5所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见。

3、2、6档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。

3、2、7对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。

3、3档案的查阅、借阅

3、3、1公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅（借阅）手续，由档案管理员对查阅（借阅）人、所查阅档案名称、查阅（借阅）时间和归还时间进行详细登记。

3、3、2查阅（借阅）密级档案时，如查阅人为中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅（借阅）。公司员工不得查阅（借阅）档案内容与本身工作无关的档案。

3、3、3档案查阅（借阅）的批准权限：普通档案由办公室主任审批；秘密级档案由行政总监审批；机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。

3、3、4原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。

3、3、5查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。

3、3、6严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司的有关规定予以处罚。

3、4档案的销毁

3、4、1对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案3、4、2清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。

3、4、3任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见。

3、4、4档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。

4、附则

4、1本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。

4、2本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。

4、3本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。

4、4本制度自颁布之日起施行。

实用的企业档案管理制度

1、目的

规范全公司的档案管理。

2、适用范围

本制度适用于公司及所属各部门档案管理。

3、管理原则

分类分部门管理，行政部统一监管。

4、职责与权限

4.1各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。

4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查（每月至少抽查一次），对违反本制度的部门有权进行处罚。

5、档案的分类

（1）证照类：如营业执照及各类证照。

（2）文件类：分外来文件和内部文件。

（3）制度类。

（4）合同类。

（5）计划总结和会议纪要类。

（6）财务类。

（7）图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。

（8）人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。

6、档案的归口存放部门

（1）公司级档案存放在行政部。

（2）其它档案由归口部门负责存放。

7、档案建档要求

建立档案时要有档案编号和档案目录。

8、档案装订

档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。

9、保存年限

原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。

10档案日常管理

10.1借阅

10.1.1借阅手续

（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。

（2）档案归还时，档案管理员填写归还日期。

10.1.2档案借阅审批权限

（1）证照类：由公司总经理或者其授权人审批。

（2）文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。

（3）制度类：由行政部审批。

（4）合同类：由公司总经理或者其授权人审批。

（5）计划总结和会议纪要类：由行政部审批。

（6）财务类：由总经理或者其授权人审批。

（7）图纸类：由总经理或者其授权人审批。

（8）人事管理类：人力资源部审批。

10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。

10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。

10.1.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。

10.2销毁

10.2.1公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。

10.2.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。

10.3移交

10.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。

10.3.2移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

11、如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。

12、附则

本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。

档案管理办法 篇七

一、制定办法

根据《高等学校档案工作规范》、《x外国语职业技术学院档案管理制度》的规定，为完善全校各部门立卷归档制度，特制定本办法。

二、立卷归档基本原则

1、本校各部门和个人从事党政管理、教学、科学研究、外事、出版等各项工作活动中形成的档案材料，是学校的财产，是党和国家的财富，必须移交给学校综合档案室，任何部门和个人不得私自保留。

2、凡属《x外国语职业技术学院档案管理制度》所划定的档案材料，各部门和个人必须按照本办法进行立卷归档。

3、学校严格实行部门立卷归档制度，各系部、处室均系立卷单位。每个立卷人员的材料积累、立卷，均按立卷单位统一归档。校综合档案室按立卷单位接收档案。

三、立卷归档的组织规范

1、综合档案室是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理、开发和利用，同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。

2、全校各处级单位是文件材料产生和形成的部门，负责组织本部门的立卷归档活动，并接受综合档案室的监督和指导。

3、各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存，由兼职档案员负责组卷，没有兼职档案员的，由部门负责人或秘书负责组卷。

4、职能部门在对重要科研成果鉴定、基建工程竣工验收、大型维修改造工程竣工验收、贵重仪器设备（价值在10万元以上）开箱验收时，必须通知综合档案室工作人员参加，以便对应归档的文件资料进行审查验收，监督指导部门立卷归档。对文件资料齐全完整的，综合档案室方可签字验收，有关部门方可办理成果申报手续、工程验收手续或财务付款手续；否则，综合档案室不得签字验收，有关部门不得办理相应手续。

四、文件材料的立卷分工

1、上级党、政部门及有关单位下达的文件，由校办负责立卷归档。

2、学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由校办负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。

3、校办起草以校办或学校名义编号的。校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以学校名义编号的校内文件，校办和部门都要立卷归档；部门起草以部门名义编号的部门文件，由部门负责立卷归档。

4、会议文件材料，哪个单位组织召开的会议，哪个单位负责立卷归档；几个单位联合召开的会议文件材料由为首主办单位负责立卷归档。

5、各教学部门、教务处等教学管理部门各自形成的文件材料，各自负责立卷归档；上述有关教学部门和教学管理部门共同形成的文件材料，由有关教学管理部门负责立卷归档。

6、各教研室的科研、学科建设方面的文件材料，谁形成的文件材料，由谁负责立卷归档。课题组的文件材料，由课题组负责人负责组织立卷后上交教研室，再由教研室负责向综合档案室移交。

7、基建综合管理的文件材料，由基建处负责立卷归档；工程项目的文件资料实行总承包的由总承包单位负责汇总、整理；分承包的由各承包单位负责收集、整理；各承包单位将工程资料立卷后上交基建处，由基建处负责向综合档案室移交。

8、大型维修、改造项目（包括图纸、预结算等）文件资料，由基建处负责立卷归档。

9、财务文件材料及账务帐簿，由财务处负责立卷归档。

10、负责宣传部门和网络中心等部门工作范围所形成的声像资料，谁形成谁负责整理归档；制作专题项目文字材料和物品，由制作项目的单位或个人负责整理归档；两个以上单位共同制作的，由主办单位负责整理归档；外单位制作反映本校活动的声像资料，由负责组织联系的单位立卷、归档。

11、凡师生员工出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的有关文件材料，由外事部门负责审查、验收、整理立卷后再向综合档案室移交档案。

五、立卷的操作要求

1、立卷的案卷组合、卷内排列编号、填写目录和备考表等操作过程由各部门负责完成，卷面标题拟定、卷面书写、装封等，由部门与综合档案室共同负责完成。

2、根据档案归档范围、类目设置、保管期限等规定来确定归档范围、类目设置和保管期限。

3、案卷组合，应坚持“遵守学校工作活动的规律，保持文件间的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用”的原则，具体要求如下：

①分年度组卷，将同年度的文件材料放在一起组卷。遇到跨年度的文件材料时，计划、规划、预算等一般应放在针对的第一年组卷；总结、请示与批复等一般应放在总结的最后一年和批复的那一年组卷。

②分问题组卷，按文件所反映的问题、事物分门别类，并视文件数量的多少酌情组卷。

③分级别组卷，按上下级文件及文件之间的联系组卷，如将收文按中央机关、省级机关及平行机关等分别组卷。

④案卷的厚薄和保管期限，每卷一般在70页（2公分）左右，最多不超过200页。按永久、长期、短期等不同保管期限分开立卷。如果文件材料既有永久性又有长期性，可放一起，但短期性的一定要分开。

⑤专题性、成套性文件材料（即教学、科研、基建、设备等）分别按专题、课题、项目、台（件）等分类组卷。

4、卷内排列，文件要注意排列顺序，要求批复在前，请示在后；正式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。

5、文件编号，应注意：

①页号以面为单位，件号以件为单位。

②整装案卷，有字迹的应一面编写一个页号，一般写在右下角；散装案卷，不写页码号。

6、填写卷内目录，必须逐件填写，项目齐全，字迹工整，具体要求如下：

①一份文件的印件与定稿、正件与附件均为一件；请示与批复、正本与附件各为一件。

②团体责任者，应写全称，全称过长，可写简称，但不能用俗称；三个以上责任者，只写第一责任者，每一责任者后面写上“等”。

③一般公文以发文时间为准；决定、规定以通过或发布时间为准；合同、协议类以签署时间为准；报表、计划类以编制时间为准。

④编写文件所在卷内页码，每份文件只写起页号，但最后一份文件要写上起止页码号，以便统计卷内文件的总页数。

6、案卷标题文字要简明扼要，内容准确可靠，一般不超过50字。

六、归档、产档的要求

1、归档检查。立卷部门在归档前要对案卷进行认真检查，以确保案卷质量，检查的主要内容包括：

①文件材料是否齐全、完整，包括同一件事、同一会议等各份、各页文件材料是否齐全。

②有无不属归档范围的文件材料，有无相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

③案卷文件材料是否超过规定的厚度，分装是否合理，保存期限是否一致。

④文件材料是否准确可靠。发文是否有领导签字、单位盖章，内容是否与底稿一致；是否原件；表格是否有署名、统计日期；事情发生变更时，是否有变更的记载材料等。

⑤字迹是否有利于档案保存，图文是否清楚；有无破损、霉变隐患。

⑥检查后发现有问题应及时补充、调整和修复，归档案卷经该部门分管档案工作的领导审查签字后，再向综合档案室移交档案。

2、交档时间。各部门对综合性、管理性的文件材料，应从次年的三月份至六月份止整理立卷，向学校综合档案室移交档案，部分档案材料按以下时间移交档案：

①学生成绩表及毕业证发放登记表、学位证发放登记表等学籍管理材料，应在完成一个培养周期（即学生从入学到毕业）的当年九月至十月份整理立卷，寒假前向综合档案室移交档案。

②科研课题，包括开题报告、论文、专着、鉴定表、成果申报等材料，应在课题结果申报成果时整理立卷，上交教研室；在申报、评奖活动结束二个月内，由教研室向综合档案室移交档案。

③申报重点学科等活动形成的文件材料及教学评估材料，在活动结束二个月内整理立卷，由主办单位负责向综合档案室移交档案。

④基建工程项目的档案材料，应在工程项目竣工验收后三个月内整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案；大型维修、改造项目的档案材料，应在维修、改造项目活动结束后三个月内整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案。因故不能在三个月内完成的，应提前说明原因，最迟在六个月内移交档案。

⑤财会档案材料，应于次年第一季度整理立卷，并向综合档案室移交目录清册，档案材料暂由原部门保管二年，期满后于次年六月底前向综合档案室移交档案。

⑥声像材料在完成制作后三个月内整理立卷向档案馆移交档案，其中照片要附加说明文字。

七、交档手续

1、立卷部门向综合档案室移交档案时，双方必须对案卷严格检查验收，是否符合质量标准和规范，如有问题，综合档案室要提出具体的改正意见，立卷部门改正后才能移交档案。

2、移交档案时，必须履行交接手续，填写《档案移交清册》，交接双方签字，并各执一份存查。

3、综合档案室档案员应经常深入各部门，了解立卷归档工作的进展情况，发现问题及时纠正，对具体工作加以指导。接收档案时，要按档案清册逐卷清点核查无误后，及时整理按类目入库上架，不能随便乱放。

4、凡不按期移交档案或移交不合格的；经档案员指出拒不改正的，均按有关规定进行处理。

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