会议方案【优秀7篇】

为了确保事情或工作有效开展，常常需要提前进行细致的方案准备工作，方案是有很强可操作性的书面计划。那么制定方案需要注意哪些问题呢？下面是小编辛苦为朋友们带来的7篇《会议方案》，希望能为您的思路提供一些参考。

会议筹备方案 篇一

一、会议主题

面对机遇，20xx年上半年销售部门面对市场的需求和竞争做出的一系列经营措施，并取得突出成效。挑战未来，为了在下半年里取得更大的突破，我们要总结前期工作的经验，齐心合力，共同探讨、研究制定新的方案销售方案以适应市场变化的需求。

二、会议的时间、地点

会议时间：20xx年9月26日

上午9：00——11：30 下午3：00——5：00

会议地点：华天大酒店会议厅406

三、参加会议人员

参加会议的人员包括：总经理、副总经理、销售部的管理阶层全体职员、各部门主要领导人员

四、会议议程

会议由副总经理主持

（1）销售部部长对上半年的销售情况做出总结

（2）总经理对这半年的销售情况和相关报告

（3）其他部门人员代表对这半年来的主要工作进行总结

五、接待规格

对等接待

六、会议材料的准备

销售部的销售报告表

总经理的报告

各部门代表的报告

副总经理的总结报告

公司上半年的销售计划和销售总结表

七、会议经费预算

捌万柒仟叁佰元整。

会议筹备方案 篇二

一、会议时间

定于4月8月上午，会期半天。

二、会议地点

××县招待所二楼会议室。

三、参会人员（218人）

1、县领导：周辉、梁永泉、舒恒生、杜再文、易延凤、张晓波、陈秋生、黄和平（8人）

2、各办事处、乡镇，县直单位主要负责人、各办事处分管领导（160人）

3、县内外来投资骨干企业负责人（30人）

4、重点“万村千乡市场工程”农家店负责人（10人）

5、县骨干流通企业负责人（10人）

四、会议议程

主持人：县委常委、常务副县长易延凤

1、陈秋生副县长作全县商务工作报告。

2、县委常委、副县长张晓波宣读表彰决定。

3、颁奖。

（1）表彰20xx年度招商引资工作先进单位（20个）

（2）表彰20xx年度招商引资工作先进个人（33个）

（3）兑现20xx年度新办招商引资企业税收奖

（4）兑现20xx年度招商引资中介人奖

（5）表彰20xx年度“万村千乡市场工程”标准示范农家店及骨干流通企业先进单位（10个）

4、各办事处、战线递交20xx年度招商引资目标责任状

5、县长梁永泉讲话。

6、县委书记周辉讲话

五、工作分工

下设四个工作组：

1、协调组：组长：陈银堂，副组长：李波、谢燕

负责整个会议的组织协调

2、秘书组：组长：覃海光，副组长：陈俊江、政研室、经调室各一人，组员：谭勇军、戴小春

负责周书记、梁县长及陈副县长的讲话材料及易副县长主持词的起草，负责“招商引资年”活动实施方案，负责表彰文件的起草及工作和目标责任书的制作。

3、会务组：组长：梁礼泽，成员：张晓平、贺金菊、武艳、左丽君

负责材料的收集分发，报到，会场布置，电视报道等工作。

4、后勤保卫组：组长：xx，组员：向斌、翟令华

负责经费、食宿安排，奖品资金，会议人员患病就医及保卫工作等。

六、会场设备和用品的准备

准备会议所需的投影仪、白板和音像设备。

由公司前台秘书负责。

七、经费预算

1、会场租用费：680元

2、材料打印费：4000元

3、奖金：

（1）先进单位奖金：20×20xx=40000元

（2）先进个人奖金：33×600=19800元

（3）20xx年度“万村千乡工程”标准化示范农家店：10×300=3000元

4、食宿费用：10000元（共77480元）

会议筹备方案 篇三

一、会议主题

面对机遇，20xx年上半年销售部门面对市场的需求和竞争做出的一系列经营措施，并取得突出成效。挑战未来，为了在下半年里取得更大的突破，我们要总结前期工作的经验，齐心合力，共同探讨、研究制定新的方案销售方案以适应市场变化的需求。

二、会议的时间、地点会议时间：

20xx年9月26日

上午9：00——11：30下午3：00——5：00会议地点：华天大酒店会议厅406

三、参加会议人员

参加会议的人员包括：总经理、副总经理、销售部的管理阶层全体职员、各部门主要领导人员

四、会议议程会议由副总经理主持上午：

（1）销售部部长对上半年的销售情况做出总结

（2）总经理对这半年的销售情况和相关报告

（3）其他部门人员代表对这半年来的主要工作进行总结

下午：

（1）小组讨论，用头脑风暴的方式对半年来去的工作成效和不足提出见解

（2）销售主体小组进行讨论，提出可行性方案

（3）副总经理进行总结报告

五、会议议题

（1）对上半年的销售工作进行讨论总结经验和不足

（2）各领导对工作提出大体方向和指导

（3）讨论下半年的销售方案

六、会议分工

成立筹备小组：秘书组，接待组，会务组，安保组，交通后勤组。具体的工作安排如下：

秘书组：确定与会对象，发邀请函，预订机票，预订宾馆房间，预订会场，制订会议的预算。负责人：杨坤

会务组：会议通知的发放，对会场进行布置，会议文件资料的准备，会议设备和用品，安排会议记录，会签到工作。负责人：李开生

安保组：确保每一位与会者的安全，同时还要保证会议进行时的安全。负责人：杨建波

接待组：负责会议的接待工作，包括安排与会者的食宿，带领与会者参观游览江苏。负责人：苏利

交通后勤组：负责与会者车辆的使用，在会议期间的引导工作，会议过程中茶水的准备，购买会议需要的设备等。包括台湾方面人员的到达江苏，及我方人员的来往。负责人：周丽敏

七、接待规格对等接待

公司上半年的销售计划和销售总结表

八、会议经费预算

捌万柒仟叁佰元整。

附件：

1、会议通知、回执单

2、会议安排日程表

3、会议经费预算明细表

会议筹备方案 篇四

市委、市政府初步定于5月20日以前在我县召开全市县域经济工作会议，会期一天（半天参观、半天开会）。为确保全市县域经济工作会议顺利召开，特制定本方案。

一、加强组织领导

县成立“竹山县全市县域经济工作会议筹备工作领导小组”，由县委副书记、县长沈学强任组长，县委副书记朱林，县委常委、政法委书记、公安局局长邹建平，县委常委、常务副县长沈明云，县委常委、副县长、统战部长全照明，县委常委、县委办公室主任夏树应，县人大常委会副主任纪洪山，县政协副主席朱名元任副组长，县委办公室、县政府办公室、县委宣传部、接待办、经济局、公安局、财政局、建设局、交通局、文体局、供电公司、城关镇、潘口乡、麻家渡镇、宝丰镇等单位负责人为成员。由县政府办公室牵头，县经济局具体组织实施。从领导小组成员单位抽调人员集中办公，组建相应的工作小组，采取“倒计时”方式，加班加点、保质保量地做好会议筹备工作，确保万无一失。

二、明确任务，落实责任

（一）会务工作由沈明云、夏树应同志负责，由县委办公室、县政府办公室具体落实。

1、会议地点：县计生局6楼会议室（按180人参会准备）。

2、会标：全市县域经济工作会议。

3、按市级领导参会名单设置主席台和座签。

4、会前由专业人员对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响正常。

5、设置投影仪。

6、按市属一级单位负责人参会名单安排桌椅，各县市区主要负责人在观众席前排就座，其他人员保证有座位。

7、印制全体参会人员座位图，确保对号入座，并装入文件袋。

8、会场安排4名服务员负责茶水服务。若会议有发奖仪式，安排礼仪小姐。

9、由县政府办公室抽调培训政务讲解员，随车讲解员统一调派，参观点讲解员由责任单位落实。

（二）会议材料准备工作由朱林、夏树应同志负责，由县委办公室、县政府办公室具体负责落实。

1、印制会议纪念手提文件袋。（叶康玉同志负责）

2、制作竹山县域经济发展情况和今后工作打算多媒体文件。（杨龙坤同志负责）

3、印制《会议指南》和参观现场（企业）简介并装入文件袋。（叶康玉同志负责）

4、印制全体参会人员出席证。参会人员佩带《代表证》，工作人员佩带《工作证》，记者佩带《记者证》，并装入文件袋。（叶康玉同志负责）

（三）会议食宿安排由夏树应同志负责，由县接待办王和同志具体落实。

1、全体参会人员原则上安排在竹山宾馆统一食宿，会议期间宾馆不对外营业。若竹山宾馆接待有困难，可在翠园宾馆适当安排食宿。

2、在宾馆门口悬挂“热烈祝贺全市县域经济工作会议在竹山隆重召开！”和“热烈欢迎各级领导莅临竹山检查指导工作！”条幅。

3、处级以上干部按单人单间安排住宿，处级以下按双人标准间安排住宿。

4、在房间摆放水果、香烟和一人一套洗漱用品。

5、印制入住卡（放置床头柜上），注明姓名、性别、职务。

6、在每个房间摆放每份200元以上的纪念品。

7、会议报到当天晚上，县委、县政府在竹山宾馆宴会厅举行欢迎晚宴，由沈学强同志致辞。（县政府办公室具体负责）

8、会议期间所有参会人员按自助餐形式就餐。

9、县接待办要制订具有竹山特色的菜谱，并摆放酒水、饮品及水果。

（四）参观现场准备工作由朱林同志负责。

1、设6个参观现场

（1）宝丰工业园参观现场准备工作由全照明、纪洪山、师利龙同志负责，主要参观宝丰明宏塑料编织厂、宏达科工贸公司等企业（不参观鄂西北珠宝大市场，由政务讲解员讲解）。

（2）宝丰自来水公司参观现场准备工作由全照明、纪洪山、师利龙同志负责。

（3）麻家渡秦巴钡盐有限责任公司参观现场准备工作由沈明云、邵斌同志负责。

（4）潘口电站坝址（设置效果图及简介）参观现场准备工作由沈明云、唐泽斌、陈汉华同志负责。

（5）桥东工业园（大门）及天新公司参观现场准备工作由全照明、吴善兴同志负责。

（6）世纪广场（新合作鑫城超市）参观现场准备工作由夏树应、沈军同志负责。

2、工作要求：一是确保参观现场干净卫生；二是确保满负荷生产；三是加快技术改造，能投产的要投产，不能投产的要秩序井然；四是要有欢迎各级领导检查指导工作的标语；五是要印制并发放企业简介材料；六是要确定方便参观的路线，并由政务讲解员介绍企业情况；七是要准备矿泉水；八是工人要着装上岗。

3、起草竹山县域经济发展情况解说词（叶康玉同志负责），交由政务讲解员随车讲解，并准备无线话筒，政务讲解员统一着装（无线话筒、服装由县接待办统一购置）。

4、在参观车辆每个座位上放置水果、矿泉水、清凉油、餐巾纸等。

（五）会议宣传工作由朱林、沈明云同志负责。

1、为欢迎晚宴准备一台大约40分钟的文艺节目，短小精悍，体现地方特色（郭齐成同志负责）；观看演出时，设领导席、贵宾席，在每个座位上摆放《节目单》和矿泉水。

2、宣传报道。（1）在参会人员住地以文字图片形式介绍竹山三个文明建设成就（县政府办公室负责）；（2）在《今日竹山》开辟专栏介绍竹山三个文明建设情况（县委宣传部负责并装入文件袋）；（3）对会议实行全方位跟踪报道。

（六）会议安全保卫和环境卫生工作由邹建平、夏树应、朱名元同志负责。

1、由县公安局负责安全保卫工作。要制定安全保障预案，建立县、乡联动机制，确保会议住地、大会现场和参观现场安全。

2、由县交通局负责抓好参观沿途道路畅通保洁工作。

3、由县建设局负责抓好城区环境卫生，尤其要确保会议住地周边环境整洁干净。

4、由县接待办为会议参观调配专用豪华客车，并统一编号，参观人员上下车由政务讲解员在客车门口维护秩序。（车辆由县政府办公室安排专人调派）

三、经费筹措

此项工作由沈明云同志负责，县财政局要积极争取市里支持，同时搞好预算，安排适当经费，会议所需所有物资统一由县接待办负责购置，经费由县接待办统一管理使用。

附：全市县域经济工作会议筹备工作日程安排

会议筹备方案 篇五

一、能够制定大型专业会议的筹备方案

(一)方案的制定

1、确定会议主题

无论组织什么样的会议，都有会议主题，特别是组织大型会议，必须明确会议要研究解决什么问题，达到什么目的。

会议主题的确定的主要方法主要实际一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

2、确定会议的时间和地点

会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议地点选择的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属设施齐全。

3、确定会议的规模

会议的规模主要指，会议出席人员（正式代表）、特邀代表、列席人员、工作人员（包括服务人员）的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。

4、确定会议议程

会议议程包括会议主持，会议典型发言（或重点发言）、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；二是根据会议的主题，确定会议发言人；三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；四是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。

5、确定会议文件和材料的准备

包括大会的主报告；大会发言单位的材料；会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。

6、确定会议组织和分工

这里所指的会议组织主要指会议组织部门和人员落实。包括与会议有关的每项组织工作，每一个工作环节都必须有专人负责，责任到人，并明确任务和要求。会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待，生活服务（含娱乐活动安排）、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。

(二)注意事项

1、明确领导意图，弄清筹备方案的目的、要求和意义，以便制定。

2、反复多次与领导和有关方面商定、必要时通过开联席会征求制定的意见或方案。

二、大型会议筹备方案（案例）

(一)学习目标

熟悉大型会议筹备方案（案例）。

(二)具体方案的拟写

××市经济工作会议安排方案

1、会议主题：

贯彻落实中央经济工作会议精神。重点是讨论研究全市经济发展的一些突出问题，分析原因、理清思路、确定重点、提出对策，做好明年的工作。

2、会议的时间、地点：

拟定于×月×至×日（4天），在“秘书工作”×招待所召开。×月×日下午或晚上报到。

3、会议规模：

1、参加会议人员（正式代表）；

2、特邀代表和列席人员：工作人员（含服务人员）共计××人。

4、会议议程：

会议由市委书记、市长分别主持。

第一天大会由市长主持，听取市部分综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言；

第二天分组讨论（围绕会议确定的讨论题目进行）；

第三天继续分组讨论；

第四天上午继续分组讨论，下午大会由市委书记主持会议，市长作会议总结，书记讲话。

5、会议材料准备。

（1）大会发言单位材料；

（2）会议日程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、分组名单（分组讨论地点）、讨论题目、作息时间表；会议须知等；

（3）会议参阅文件。

6、会务工作由市委办公厅、市政府办公厅负责（具体分工略）。

附：(1)会议通知（包括会议材料准备通知）

（2）会议日程表

（3）参加会议人员名单

（三）注意事项：方案拟定后，须报经领导审核和批准。方案一经批准，需作下列工作：

（1）召集会务工作会议，明确分工。主要分工有：文件起草包括（文件准备）；会务服务（住宿安排）生活保障，宣传报到、交通疏导、医疗、保卫等，经费预算。

（2）草拟材料准备通知

（3）选定会场，并布置会场（包括会标）

（4）准备会议所需用品

（5）会议材料准备。

三、领导办公会议和大型会议的组织工作

(一)学习目标

掌握领导办公会议和大型会议的组织工作

(二)会议的组织

1、领导办公会议的组织工作

议题安排。对于需要提请办公会议讨论决定的事项，一般应交秘书长（办公室主任）汇总，集中同有关领导研究后作出安排。会议议题除特殊情况外，应提前两天、重大议题提前十天通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发。

会务人员应做好议题的准备工作。

一是平时做好议题的调查、敦促工作，使有关方面早做准备；

二是议题（多表现为文件）提出后，做好阅审协调工作，对不成熟的和需要与有关方面协商的提出意见；

三是做好安排方案。这样，才不至于例会已到还无议题，也不至于议题成堆，会议议不了。同时还可避免把不成熟的议题拿到会议久议不定，浪费时间。

发送会议通知。提前印制会议材料与安排会场。在领导确定会议时间和内容后，要及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论议题等内容。秘书部门要提前打印或复印出会议需要讨论的文件材料，根据要求提前或会上发给与会者。要事先安排布置好会场。会议组织。办公会议必须有半数以上成员出席方能召开。会前要做好签到工作，会中作好会议记录，会后要及时撰写会议纪要。

议定事项的催办与反馈。会议议定的事项，可由有关领导主持分解到有关部门落实办理。也可指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办卡片，或派专人调查了解。办理事项及时向有关领导反馈，并按月、季作出总结报告，综合向领导汇报。重要问题可分多次反馈，使领导及时了解办理情况，会议文件的管理。办公会议的记录有关文件必须妥善保管，建立严格的管理及查阅批示制度。

2、大型会议的组织工作

召开这类会议有完整的过程与程序，一般可以分为三个阶段。

（1）会前准备阶段

会前准备阶段的会务工作主要有：

第一，了解、掌握有关情况，确定会议主题，明确通过开会要解决什么问题。

第二，起草文件材料，组织发言文稿。

第三，确定与会者并发送通知，要把会议的内容、时间、地点、对象和注意事项通知有关单位和个人，使有关的单位和个人及早作好准备。

第四，做好行政性事务的准备工作。先安排好与会人员的接待工作，包括交通、食宿、医疗和参观访问等。

（2）会议进行阶段

会议开始后，首先要检查、核对与会人员，特别是立法性质的会议，还要进行代表资格审查，发现问题要采取措施，妥善安排。

汇总情况，编写简报。汇总情况包括分组讨论情况，整理提案，送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报，要少而精，供领导掌握会议进程和存在的问题，以便及时部署工作，使会议健康发展。

做好会议记录，包括大会报告、小组发言等。

（3）会议的结束阶段

回收有关文件。根据保密原则，该收回的收回，该汇总的要及时汇总。

整理会议记录。及时整理会议记录，然后根据需要形成决议或会议纪要。

立卷归档。把会议前前后后产生的有关文字、声像材料进行分类归档。

(三)注意事项

1、组织会议要明确会议的主题，按拟定的方案组织。

2、注意会议的阶段性工作，不同阶段有不同的组织工作。

会议筹备方案 篇六

为将我校质量建设年各项任务落到实处，确保教育教学工作会议顺利召开，特制定本方案。

一、组织分工

成立会务工作协调办公室，办公地点设在学校办公室（图书馆219室），统筹协调教育教学工作会议各项筹备工作。周立群任会务工作协≮www.chayi5.com≯调办公室主任。

办公室分设会务组、材料组、宣传组，其组成人员如下：

1、会务组

组长：xxx

成员：xxx

2、材料组

组长：xxx

成员：xx

3、宣传组

组长：xx

成员：xxx

4、安全保障组

组长：xx

成员：xxx

二、工作任务

1、会务组

（1）会议代表名单的落实

（2）会议议程的制定

（3）会议用品的。督办（奖品、奖状、证书等）

（4）会议请柬的发送

（5）来宾接送及食宿安排

（6）会场接待物品发放

（7）会场布置、会场环境改善

（8）会场内部接待（礼仪、服务等）

2、材料组

（1）教育教学工作报告的撰写与打印

（2）教育厅领导讲话稿的撰写与打印

（3）理事长讲话稿的撰写与打印

（4）教育教学管理制度汇编的定稿与打印

（5）xxxx级人才培养方案的定稿与打印

（6）会议新闻通稿的准备

（7）会议记录与会议纪要的编写与发布

（8）其他与会议相关材料的准备

（9）先进典型发言材料

（10）参会企业的发言材料

3、宣传组

（1）十佳人选的宣传，重点报道2—3个劳模的先进事迹

（2）获奖专业、教研室、教师、辅导员的专题报道

（3）校园环境整体布置及氛围营造

（4）新闻媒体记者的接待

（5）会议期间的摄影、摄像、微博墙、新闻采写

（6）奖牌、奖状等的制作

（7）校内新闻宣传（新闻网、微博、微信等）

（8）校外新闻宣传（各大媒体）

4、后勤安全保障组

（1）制订并实施会议期间的后勤安全保卫工作方案

（2）维持会场秩序，防止学校物资财产外流或丢失

（3）联系地方公安、部队警力，负责协调、接待

（4）做好解决突发事件的预案，保障会议安全

（5）提供并布置盆景花卉

（6）为参加会议的师生和嘉宾提供便捷的医疗服务

三、工作要求

1、在会议筹备与召开期间，各工作组要各司其职、各尽其责，主动配合协调办公室统一调动。

2、本次工作纳入4月份绩效考核范畴。各工作组相关准备工作务必于4月23日前完成，协调办公室负责督察、验收与绩效考核。

3、协调办公室将根据需要，不定期在图书馆二楼组织召开工作碰头会，各工作组成员务必参加。

4、各工作组之间按工作流程保持衔接畅通，出现缺失主动补位，确保会议顺利进行。

5、各工作组要将各项工作任务分解到人，确定具体负责人与完成时间，制定工作推进时间表，保证每项工作得以按时落实。

会议方案 篇七

（一）安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由参会者自己安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题:

1、遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使参会者住在距离会场较远的地方。

2、参会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。

3、会场租金可能较高（如会场也在饭店），通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

因为会议公司经常与酒店合作，酒店都有协议价给到会议服务公司，所以客房和会场预订最好选择会议公司合作，善达公关就是您理想选择之一。

（二）住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的：

1、告诉饭店所有参会者住宿经由团体（主办单位）订房卡或申请表为凭。

2、告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

3、经由专业会议服务公司代为处理。

4、经由主办单位的住宿组人员负责。

（三）预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。

订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由参会者直接向饭店订房。

这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。

另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励参会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。

住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：

1、注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。

2、注明杂费由谁负责（如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等）。

3、房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。

4、要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。

一旦房数被确定后，住宿局/观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。

如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些参会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。

特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为VIPs（贵宾）使用，其余360间为参会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。

详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解：

1、特别预订多少房间，什么类别和房价。

2、预订的作业程序。

3、什么时限内未使用的房间转到一般预约中。

在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(VIPs)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。

工作人员房间预订和免费房间：在一般参会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。

一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他（她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等）。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。

最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾（逮VIPs）特别礼遇（如送水果、小礼物等），你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。

（四）住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认

有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。

虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容：

1、主办单位名称。

2、会议名称。

3、会议日期。

4、会议地点。

5、收件截止日期。

6、确认函回信地址。

7、各饭店的房价。

8、税金明细。

9、饭店的地理位置图。

以上就是差异网为大家带来的7篇《会议方案》，希望对您的写作有所帮助。